文件紀錄管理

有價值的文件紀錄，可經過設計指定保存方式，讓紀錄可以產生價值或做為決策的依據。

前置作業

1. 啟用紀錄功能
   • 說明：啟動文件紀錄進行計劃性的儲存。
   • 位置：文件 ＞ 文件資訊管理 ＞ 進階設定 ＞ 功能設定，選取「文件領用登錄」。
2. 登錄文件編號
   • 說明：登錄文件編號，讓紀錄依編號進行存檔。
   • 位置：紀錄 ＞ 文件領用登錄。
3. 指定儲存的紀錄欄位
   • 說明：將紀錄存入指定的位置。
   • 位置：文件 ＞ 輸入管理設計 ＞ 紀錄儲存設計。

操作說明

1. 類型支援/紀錄主體：只要有文件編號（如支票、發票）或自訂文件編號均可。
   • 金融類文件：如支票類，配合「銀行帳號」做為紀錄主體。
   • 非金融類文件：如發票或自訂文件編號，配合「使用者代號」做為紀錄主體。
2. 查詢／報表：
   • 查詢依據：
     • 到期日：指文件（支票、發票）上面的日期；若為本票因有 2 個日期，則指承兌日。
     • 列印日：為輸入紀錄（列印）時的日期。
     • 文件編號：依文件編號範圍進行查詢。
   • 報表輸出：提供 HTML（網頁）及 xlsx 等 2 種格式，依照排序條件的不同，提供 2 種內容（日計表、一般報表）的報表。
   • 排序條件：
     • 日計表：排序條件設為「到期日」時，報表提供日計功能。
     • 一般報表：排序條件設為列印日、文件編號客戶代號時，沒有日計功能。
3. 屬性修改：共 5 種屬性
   • 未使用 (DocUnused)：依登錄順序，編號由小到大呈現於使用文件編號的位置。
   • 已簽發 (DocIssued)：票號已被使用且存有紀錄，為列印「領款簽收單」的依據。
   • 作廢 (DocVoided)：該票號不再使用（例如支票開錯作廢，或發票換月將未使用的票號作廢）。
   • 已承兌 (DocAccepted)：如支票已承兌，屬性由「已簽發 (DocIssued)」變更為「已承兌」，此時支票不會再出現於「領款簽收單」中。
   • 遺失 (DocLost)：將文件註記為遺失。
4. 領款簽收單：
   • 請先下載領款簽收單的文件設定檔，檔名為 TW-ADM_ACC_0000_1。
   • 設定好文件編號的範圍，即可依編號查詢（列印）屬性為「已簽發 (DocIssued)」的紀錄。