文件管理

文件管理可用於新增、刪除與修改文件基本資料，但不包含文件紀錄的內容（請至「文件管理 ＞ 內容設計」進行設定）。

文件設定

1. 領域代號：
   • 用於領域的分類管理（例如：金融業、運輸類、ISMS 資訊安全）。
   • 例：TW-FIN 表示臺灣金融業。
2. 來源代號：
   • 文件的文源。
   • 例：700 表示中華郵政。
3. 文件編號：
   • 依文源所提供之文件進行命名或編碼（如支票、存取款條）。
   • 例：01 代表支票。
4. 開啟文件管理附屬資料：
   • 可開啟：
     • 領域管理
     • 文件來源管理
     • 文件類型管理
5. 圖檔：
   • 指定文件底圖，可用於文件內容設計、輸入版面設計、文件輸入模式時的底圖，或用於與輸入的資料進行合併套印。

進階設定

1. 文件樣式：
   • 一般套印：文件中只有一份紀錄，為一般文件的預設模式。
   • 多欄套印：相同內容一次列印多份（例如：標籤紙）。
   • 一式 1 份：配合上述的文件樣式進行設定。
2. 輸入介面模式：
   • 文件模式：輸入介面直接呈現文件畫面，提供類紙式的填寫方式。

     

   • 預設模式：無文件底圖的輸入介面。當文件輸入的資料項目少於 20 個時，由系統自動生成輸入版面為最佳做法；若超過 20 個輸入資料項目時，可進行「輸入版面設計」自訂輸入介面。

     

     

3. 功能設定：
   • 存檔：將輸入的資料自動存成暫存檔，免除重複輸入。
   • 文件領用登錄：需搭配下列 2 項功能設定。
     • 文件紀錄儲存設計：指定文件哪些資料需要存檔，並存入資料庫中 InfoRec 資料表的指定欄位。
     • 文件領用登錄：建立及檢查文件號碼與領用數量，做為文件紀錄存檔的依據及索引。
   • 列印底圖：將文件與輸入的資料一併印出。